Электронный документооборот (ЭДО) – это автоматизированная информационная система, которая упрощает работу с документами как внутри организации, так и при взаимодействии с внешними контрагентами. ЭДО помогает организовать создание, передачу, согласование и утверждение документов, подписанных электронной подписью.

Перевод документооборота в электронный может быть выгоден не только крупным компаниям. Такие системы делают бизнес-процессы более прозрачными, повышают скорость принятия решений и их реализации, экономят ресурсы, позволяют работать удаленно и избавляют от необходимости хранить бумажные документы. ЭДО также снижает налоговые риски, поскольку все первичные бухгалтерские документы хранятся в системе и могут быстро быть переданы проверяющим органам.

Новому бизнесу имеет смысл сразу строить максимально безбумажную юридически значимую экосистему. Многие компании уже внедрили ЭДО в том или ином виде и в ближайшие время будут переходить к оптимизации экосистемы, замыканию документоориентированных процессов на одну емкую и функциональную платформу и обеспечиваю юридической значимости контура.

Олеся Лачугина директор по маркетингу компании «Логика Бизнеса»

---

По оценке TAdviser, по итогам 2017 года российский рынок СЭД/ECM-систем увеличился на 11% до 46,2 млрд рублей. А по предварительным результатам 2018 года, объем рынка приблизился к отметке в 52 млрд рублей, что соответствует росту на уровне 12%. Аналогичная динамика должна сохраниться и ближайшие годы, считают эксперты.

---

При выборе конкретного программного продукта для ЭДО следует обратить внимание на объем клиентской базы оператора решения: для обмена документами партнеры должны быть или подключены к одному провайдеру, или к разным, но в таком случае между ними должен быть настроен роуминг — с этим бывают сложности.

Сергей Вершков директор «КОРУС Консалтинг СНГ» (продукт E-invoicing)

ICT.Moscow предлагает познакомиться с некоторыми решениями в области электронного документооборота, разработанными в Москве.

---

Электронный документооборот

Городская система электронного документооборота

К электронному документообороту от АО «Электронная Москва» подключено 3,5 тыс. учреждений и организаций. Система позволяет обмениваться документами с органами исполнительной власти города Москвы и подведомственными им учреждениями. Подключение занимает от одного дня, при этом «Электронная Москва» выдает бесплатную электронную подпись.

Если вашими контрагентами являются органы власти или государственные организации города Москвы, то логичным решением будет подключиться к существующей Единой системе электронного документооборота. Вы получаете систему как внутреннего, так и внешнего документооборота – защищенную, юридически значимую электронную переписку через web-клиент (без установки и настройки специального ПО) со всеми подключенными организациями.

Сергей Авдеенко технический директор АО «Электронная Москва»:

 

---

ДЕЛО

Система электронного документооборота

Система с полным набором инструментов для управления документооборотом и делопроизводством. Главная задача продукта — автоматизировать документноориентированные бизнес-процессы (финансовый, договорной документооборот, работа с заявками и служебными записками, работа с обращениями граждан, оказание государственных услуг). Также система позволяет организовать юридически значимый документооборот в компании.

СЭД «ДЕЛО» позволяет перевести в электронную форму процесс межведомственного взаимодействия и оказания государственных и муниципальных услуг. Это обеспечивается интеграцией с «Единым порталом государственных и муниципальных услуг» (ЕПГУ) через Систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Система предусматривает интеграцию с АС «Обращение Граждан».

---

i-Конто

Программа для ведения электронного документооборота

Система i-Конто поддерживает юридическую значимость документооборота и обеспечивает обмен документами бухгалтерской и налоговой отчетности. Обмен происходит в электронном виде по каналам связи с использованием средств криптографической защиты. Система позволяет контролировать процесс, предоставляя пользователю возможность отслеживать статусы документов. Реализованы механизмы согласования документов, а также интеграция с разными учетными системами.
 

---

TESSA

Система электронного документооборота

Система обеспечивает ведение архива документов, автоматизацию работы канцелярии (регистрация входящей и исходящей корреспонденции, сканирование документов и доведение до исполнителей в электронном виде), контроль исполнительской дисциплины, согласование договоров и платежей, организацию тендерных процедур, согласование и контроль исполнения организационно-распорядительных документов, обработку и хранение первичной бухгалтерской документации, а также автоматизацию процессов, специализированных для различных сфер бизнеса.

В состав решения включены инструменты визуализации бизнес-процессов и средства ролевого доступа к объектам и функциям. Поддерживается работа с мобильных устройств и интеграция с другими системами электронного документооборота.

---

ASoft Doc

Система управления электронным документооборотом

Система предназначена как для крупных холдингов, так и для небольших компаний, принявших решение автоматизировать делопроизводство. ASoft Doc дает возможность управлять большим объемом документов в электронной и печатной форме, организовать и вести электронный документооборот компании, создать единое информационное пространство для планирования и контроля работы с контрагентами.

Для удобства хранения, поиска и работы с документами в системе электронного документооборота ASoft Doc вводится структура картотек, все документы сегментируются по типам, грифам секретности и другим параметрам. По документам ведутся задачи с сохранением всей истории, что позволяет быть в курсе всех изменений и редакций, а гибкий инструмент маршрутизации обеспечивает эффективное управление процессами рассмотрения и принятия документов.

Решение включает в себя систему планирования и оповещения, руководство будет всегда в курсе текущих задач подчиненных, а сотрудники будут помнить обо всех запланированных событиях.

---

Е1 Евфрат

Система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов

Система эффективно решает задачи как в рамках небольшой структуры, например канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

«Е1 Евфрат» полностью настраивается в соответствии с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией. Система позволяет также автоматизировать бизнес-процессы, включая традиционный документооборот и делопроизводство, согласование документов, управление договорами, работа с кадрами и контрагентами, выдачу поручений и контроль их исполнения, управление проектами, ведение архива, прием и работу с заявками и обращениями, взаимодействие с удаленными подразделениями, управление закупками и бюджетированием, управление процессами, нормативно-справочной документацией.

---

bb workspace

Система электронного документооборота

Комплексная система электронного документооборота и бюджетирования с человеко-ориентированной архитектурой HOA (Human Oriented Architecture). Решение поддерживает полный жизненный цикл управления документами от создания и регистрации, до архивного хранения в отдельных базах данных за каждый календарный год. В нем реализована технология сквозной обработки информации и функция BPM-системы (Business Performance Management — управление эффективностью бизнеса). Система состоит из шести базовых и двух функциональных визуальных слоев. Базовые визуальные слои обеспечивают весь необходимый инструментарий для адаптации системы под требования организации без привлечения специалистов компании-разработчика, а также учет всей информации сотрудников организации.

В качестве базы данных используется промышленная СУБД Microsoft SQL Server, Microsoft SQL Server Express. Система имеет единую оперативную базу данных, содержащую актуальные данные, и несколько архивных баз данных с архивными данными за каждый календарный год.

---

CyberFT

Система защищенного электронного обмена финансовыми данными

Универсальная система защищенного электронного обмена финансовыми данными и юридически значимыми документами между кредитно-финансовыми организациями, органами государственной власти, юридическими и физическими лицами. Взаимодействие происходит в полном соответствии с локальным законодательством, участники системы используют прямой обмен данными, а также единый канал и стандартизированные форматы сообщений.

Все операции в системе гарантированно защищены от внешнеполитических угроз и от хищения информации, содержащей коммерческую тайну. Участниками системы являются банки, корпоративные клиенты, биржи, брокеры, органы государственной власти, министерства, ведомства и другие организации. Каждому участнику присвоен уникальный идентификатор, если участник не зарегистрирован в SWIFT, либо используется идентификатор в SWIFT.

Информационный обмен в системе обеспечивает провайдер CyberFT, который может объединять в сеть неограниченное число участников. Провайдер CyberFT может работать как внутри банковской, корпоративной группы или государственной, ведомственной структуры, так и поддерживать информационный обмен в регионах присутствия участников системы.

---

E-invoicing

Система электронного документооборота

Сервис предназначен для работы с электронными документами и обмена с контрагентами. Основные возможности бесплатной версии сервиса: документооборот со «Сбербанком», дистанционный выпуск электронной подписи (на USB-токенах и через SMS), получение входящих электронных документов от любых контрагентов, бесплатное хранение документов из сервиса в «Электронном архиве».

Платные версии сервиса позволяют отправлять электронную отчетность в государственные органы, а также пользоваться расширенными возможностями электронного архива и конструктора документов.

---

EVOLUTION 3.0

Платформа обмена электронными данными

С помощью платформы осуществляется передача, обработка, конвертация и отправка документов в электронном виде. Преимущества EVOLUTION 3.0: использование платформы устраняет бумажный документооборот в среде обмена, снижает зависимость от ошибок и человеческого фактора, переводит технологию обмена и работы бизнеса в цифровой формат.

Сервис предоставляется по SaaS (Software-as-a-Service) технологии на Web и API решениях.

---

 

На сайте ICT.Moscow формируется база цифровых решений, созданных разработчиками из Москвы. Витрина с карточками продуктов постоянно пополняется, компании и стартапы могут бесплатно размещать здесь информацию о своих разработках.