Необходимость автоматизации повторяющихся бизнес-процессов возникает в самых разных компаниях, причем их размер не имеет определяющего значения: ВРМ-система (Business Process Management) может быть внедрена и в сфере малого бизнеса, и в крупной территориально распределенной организации.

Система может быть заточена и под конкретные процессы внутри компании: управление персоналом, поддержка пользователей, прием заявок или платежей и так далее.

ВРМ-системы подходят для автоматизации процессов, которые требуют участия множества сотрудников разных подразделений, имеют четкую логику, чтобы их можно было легко описать, регламентировать и автоматизировать, могут со временем меняться и требовать быстрой перенастройки.

---

Как выбрать систему для своего бизнеса — советы экспертов

---

 

Внедрение BPM-системы обеспечит более высокий уровень понимания стратегических задач развития, возможных проблем и способов их решения. Система станет ядром ИТ-инфраструктуры, вокруг которого выстраиваются бизнес-приложения. Таким образом мы получаем логично выстроенный и хорошо управляемый ИТ-ландшафт, гибко меняющийся под потребности бизнеса.

 

Поставщик должен владеть наработанной методологией внедрения и быть способным выслушать и принять даже самые нестандартные пожелания заказчика. Решение должно обладать развитыми возможностями интеграции и быть гибком настолько, чтобы поддерживать изменения рабочих процессов, в том числе уже запущенных — речь идет о концепции Adaptive Case Management, которая позволяет уйти от жесткой последовательности действий, разработанной аналитиками, и применять подход, основанный на данных, собираемых в ходе работы. Это позволяет сразу вносить изменения в процесс, не останавливая работу всей системы.

Василий Анфиногентов директор отделения автоматизации деловых процессов компании «ФОРС – Центр разработки»

---

 

После внедрения процессного подхода к управлению BPM становится одной из ключевых систем в работе каждого офисного сотрудника. Поэтому должно быть организовано максимально комфортное для пользователя рабочее пространство, которое позволит ему быстро и эффективно выполнять свою работу и получать необходимые отчеты в несколько кликов. В свою очередь, для руководителя важно получить возможность собирать объективные данные о работе своих подчиненных и вовремя подключаться к решению возникающих проблем. Также стоит обратить внимание на качественные, но при этом простые в освоении инструменты для совместной работы пользователей: к примеру, логичные формы для ввода данных и инструменты управления ими.

 

Логика любого бизнес-процесса в системе должна быть прозрачна и понятна пользователю. Нелишним будет и опыт поставщика в работе с конкретной отраслью – стандарты бизнес-процессов в фармацевтике и банковской сфере существенно отличаются друг от друга. Поэтому хорошо, если BPM-система адаптирована к решению узкоспециальных задач конкретного бизнеса. Чтобы понять, насколько система комфортна в работе для сотрудников и соответствует требованиям конкретного бизнеса, как правило, интеграторы позволяют заказчикам самостоятельно протестировать несколько функций системы. Порой полчаса работы в системе заменяют несколько часов демонстрации функциональных возможностей продукта, которые могут и не требоваться потенциальному заказчику. 

Максим Богданов директор по развитию ИТ-компании Navicon

---

 

Как правило, ВРМ-системы имеют базовый функционал управления процессами — подсистемы моделирования, исполнения и контроля процессов, модули взаимодействия с другими ИТ-системами плюс отраслевые решения (настроенные типовые процессы). Желательно, чтобы функционал системы уже «из коробки» позволял автоматизировать 70-80% процессов и функций компании, то есть чтобы стоимость доработки была минимальной.

 

При выборе поставщика системы стоит обратить внимание на стоимость владения предлагаемой системой (включая стоимость покупки, внедрения и сопровождения), количество успешных внедрений в конкретной отрасли, возможности поставщика по поддержке и доработке ВРМ-системы под дополнительные требования заказчика.

Александр Гончаров старший бизнес-архитектор ICL Services

---

 

При выборе подрядчика основную роль играют три критерия: скорость развертывания системы, ее гибкость и способность к интеграции. В любом крупном бизнесе процессы обычно корректируется не реже, чем раз в полгода. Соответственно, если развертывание системы потребует больше времени, есть риск, что к моменту запуска она будет уже неактуальна. Также система должна быть кастомизируемой, то есть легко адаптироваться под задачи и специфику бизнеса. В противном случае придется либо менять сами процессы под систему, либо искать какие-то дополнительные решения. Наконец, важно обратить внимание, насколько легко BPM может интегрироваться с различными системами, которые используются в вашей компании.

Иван Кривушин генеральный директор BuroBuro

---

 

Успех внедрения того или иного решения зависит от того, насколько это решение удобно для руководителя, поэтому принципиальную роль играет наличие у системы хорошего мобильного приложения. Тех, кто использует уведомления по электронной почте, можно даже не рассматривать.

 

Еще одна важная деталь — каким образом происходит настройка процессов. Если для этого требуются программисты, эффективность будет стремиться к нулю. Необходимо, чтобы любой процесс могли настраивать и вносить в него изменения именно те специалисты, которые будут работать в системе. Наконец, при выборе системы имеет смысл оценить ее пропускную способность: если у системы есть клиент, подключивший к ней хотя бы в 2-3 раза больше сотрудников, чем требуется заказчику, все в порядке.

Максим Нальский генеральный директор Pyrus

---

 

ВРМ-системы. Карточки московских решений

В иллюстрации использовано изображение с сайта 1forma.ru